Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Elixiria Sport ry
Osoite: Juvelankatu 4, 33730 Tampere
Sähköposti: toimisto@elixiriasport.fi

Yhteyshenkilö: Sara Hildén
Yhteyshenkilön sähköposti: sara.hilden@elixiriasport.fi

Jäsen-, luottamushenkilö-, sidosryhmä- ja terveystietorekisteri.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus
Rekisterin käyttötarkoituksena on rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä markkinointi ja päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä käsitellään Elixiria Sportin jäsenten, luottamus- ja toimihenkilöiden yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen tai koulutuksiin ja tapahtumiin osallistumiseen liittyviä tarpeellisia tietoja. 

Näitä tietoja ovat:
– etu- ja sukunimi
– osoite
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
– syntymävuosi
– sukupuoli
– terveystiedot: sairaudet, erikoisruokavaliot ja allergiat
– testitulokset (voimistelun toimialalla)

Säännönmukaiset tietolähteet
Henkilötietoja kerätään jäseniltä, rekisteröidyltä itseltään ja osallistujilta itseltään.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva
Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Elixiria Sport ry:n käytössä oleviin järjestelmiin, johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä (salassapitosopimukset) ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Elixiria Sport ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan alla olevaa poikkeusta lukuunottamatta. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot
Henkilötietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Poikkeuksena osallistujalistan luovuttaminen koulutusten järjestäjille, tilaajille tai kouluttajille.

Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on Elixiria Sport ry:n jäsen tai niin kauan kun henkilö pyytää tietojensa poistettavan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Laskutus
Elixiria Sportissa käytetään laskutuskanavana Netvisor-ohjelmaa. Laskutustietoina käytetään jäsenjärjestelmä myClubin, jäsenrekisteri Hoikan tai seuran nettisivujen kautta rekisteröityneiden ilmoittamia tietoja. 

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Elixiria Sportille kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja (esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit). Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:
– saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
– saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot;
– vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
– vaatia henkilötietojensa poistamista;
– peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
– vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Elixiria Sportin ry:n oikeutettu etu;
– saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
– vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.
Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot -kohdan mukaisesti. Elixiria Sport ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Elixiria Sport ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle
Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Yhteydenotot
Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen sara.hilden@elixiriasport.fi. 

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 19.4.2023.